Auf dieser Seite werden Hinweise für die Durchführung der ersten Gespräche mit potentiellen Kooperationspartnern gegeben:

Eine Modifizierung der Ziele ist häufig erforderlich durch

• Wünsche des Gesprächspartners bei der Kontaktaufnahme
• Neue Erkenntnisse über den Gesprächspartner oder über das Unternehmen

Die vorgeschlagene Strukturierung des Gesprächs erleichtert die Zielerreichung.

Mit aktuellen, allgemeinen Themen beginnen Wertschätzung des Kooperationspartners betonen Kulturell-spezifische Besonderheiten sind zu berücksichtigen Übliche Umgangsformen sollten beachtet werden Lernen einzelner Wörter / Sätze der betreffenden Fremdsprache Austausch von Informationen über eigene Länder Informationen über eigene Gesprächsgruppe geben Aufgaben Positionen Verantwortung Vorsicht: Manche Themen (z.B. Politik) können tabu sein

Um Vertrauen aufzubauen, muß erst der Zugang zum Gesprächspartner gefunden werden.

Eine große chinesische Delegation besuchte zum Zwecke der Anbahnung einer Kooperation die Konzernzentrale. Im Programm der Delegation stand auch der Besuch einer ca. 200 km entfernten Produktionsstätte des Konzerns. Die chinesischen Gäste wurden mit einem Omnibus in das zu besichtigende Werk gefahren. Kurz vor Erreichen des Werkes legte der Busfahrer eine Kassette ein. Aus den Lautsprechern erklang die Stimme des Werkleiters, der die Delegation begrüßte und sein Werk kurz vorstellte. Der Werksleiter sprach, obwohl er der chinesischen Sprache nicht mächtig war, chinesisch! Dies machte einen nachhaltigen Eindruck auf die chinesische Delegation und trug zum erfolgreichen Verlauf der Gespräche bei.

Firmenpräsentation Informationen über eigene Firmenkultur, Historie Darstellung wesentlicher Leistungen und wesentlicher Erfolge des Unternehmens Austausch von Firmenunterlagen Informationen über eigene Produktpalette Kompetenz unter Beweis stellen Referenzen zu Kooperationen austauschen gemeinsame Bekannte suchen persönliches Interesse zeigen persönliche Interessen des Gegenübers "ertasten" und aufgreifen Kontinuität in der Beziehung signalisieren Zu vermeidende Situationen Situation Sieger / Verlierer => besser: 2 Gewinner Situation wie bei einem Verkaufsgespräch: "Der will uns was andrehen!"

Ist das Eis gebrochen, konzentriert man sich systematisch auf den Aufbau von Vertrauen beim Partner. Da für F&E-Kooperationen Vertrauen ein entscheidender Erfolgsfaktor ist, ist diese Phase besonders wichtig.

Auch kleine Dinge können die Kooperationsbereitschaft verderben: Wenn man als Hardwarehersteller eine Kooperation mit einem Mobilfunkanbieter eingehen möchte, sollte die Visitenkarte nicht die Nummer der Mobilfunkkonkurrenz zieren ...

Ein von seinem Projekt begeisterter Entwickler hat einen potentiellen Kooperationspartner zu sich eingeladen. Obwohl nur ein kurzes Treffen vorgesehen war, nimmt sich der Entwickler mehrere Stunden Zeit, alle Facetten des anstehenden Projektes mit allen Vor- und Nachteilen detailliert zu schildern. Er bemerkt nicht, daß sein Gesprächspartner die Situation als aufdringlich empfindet. Da dieser nach einiger Zeit auch nicht mehr allen Aspekten folgen kann, hat er den Eindruck, daß das Projekt unausgereift ist. Er verliert das Vertrauen in die Durchführbarkeit des Projektes ...

Austausch über projektbezogene Sachinhalte beteiligte Personen Firmen, Markt, Produkte, Dienstleistungen, Werte beiderseitige Interessen und Vorteile Projekt-Vision Abhängig von der Zielvorstellung für das erste Gespräch werden projektbezogene Sachinhalte einbezogen. Ein Thesenpapier zu dem potentiellen Kooperationsprojekt unterstützt die gedankliche Fixierung der Delegationen auf die geplante Vision der Zusammenarbeit.

Wie gesagt: Art, Umfang, Qualität und Form des Austausches von Informationen sollten im voraus gut geplant werden. Deshalb muß im Drehbuch – zumindest in groben Zügen – enthalten sein, wer wann welche Informationen erfragt oder weitergibt. Nur so ist die richtige Koordination innerhalb der Delegation zu gewährleisten.

Wichtig ist ferner, daß im Gespräch die erarbeitete Vision einer Win-Win-Situation plausibel und glaubhaft dargestellt wird.

Zur Erinnerung: Insbesondere im asiatischen Raum dient das erste Treffen primär dem Aufbau von Beziehungen und Vertrauen. Projektbezogene Inhalte (siehe Checkliste) werden in solchen Situationen manchmal nur am Rande als Perspektive angedeutet.

Zwei Wettbewerber planen die gemeinsame Weiterentwicklung einer Fertigungstechnologie für die Nutzung in unterschiedlichen Ländern und für unterschiedliche Anwendungen. Um den Status Quo der Technologien in beiden Unternehmen festzustellen, treffen sich Experten in den jeweiligen Entwicklungszentren und besichtigen ähnliche Fertigungstechnologien. Stolz berichten die Entwickler des Unternehmens "A" den Kollegen von "B" von bisher erreichten Entwicklungserfolgen, Anlagenmodifikationen und Tricks in der Prozeßführung. Dieses nicht patentierbare Know-how reicht aus, um "B" zu ermutigen, seine Entwicklungsziele doch aus eigener Kraft zu erreichen und ohne die in einer Kooperation zu erwartenden Einschränkungen in der Nutzung. Die Kooperationsgespräche werden von "B" abgebrochen, ohne daß "A" den eigentlichen Grund erfährt.

Gesprächsunterbrechung zur Reflexion des bisherigen Gesprächsverlaufs in den Delegationen Feedback geben und erfragen Übergabe von schriftlichen Botschaften Gemeinsames abgestimmtes Protokoll

Im Verlauf eines dynamischen ersten Gespräches besteht die Gefahr, daß wichtige Punkte der Zielvorstellungen vergessen oder nicht ausreichend berücksichtigt werden. Daher kann es hilfreich sein, eine Gesprächsunterbrechung zu erbitten und die wichtigen Punkte nochmals im Kreis der eigenen Delegation zu besprechen.

Es ist auch dann sinnvoll eine Pause vorzuschlagen, wenn von einer der Delegationen (überraschend) neue Aspekte in die Diskussion eingebracht wurden. So haben die Gesprächspartner die Möglichkeit, den Stand der Diskussion und die neuen Aspekte im Kreis der eigenen Delegation zu reflektieren.

Die wichtigste Botschaft sollte auch schriftlich übergeben werden.

Verabredung eines gemeinsamen Protokolls inklusive Vereinbarung über das weitere Vorgehen Gegeneinladung Übergabe einer schriftlichen Zusammenstellung: "Vorteile der Kooperation" Dieses Papier führt zur Fokussierung der Meinungen der Gesprächspartner. Die “Verbündeten” beim Gesprächspartner werden mit Argumenten unterstützt, insbesondere wenn sie die Ergebnisse der Unterredung im eigenen Unternehmen vortragen. Geschenk?

Eine gute Nachbereitung ist die beste Vorbereitung für das nächste Gespräch. Dankschreiben (eventuell mit Gruppenbild) oder Dankanruf!

Ein guter Abschluß und eine präzise Nachbereitung sind die besten Voraussetzungen für das zweite Gespräch. Bevor die Gesprächsteilnehmer auseinandergehen, sollte sichergestellt sein, daß tatsächlich Übereinstimmungen bestehen und diese auch Bestand haben können.

Empfehlung: Die wesentlichen Botschaften noch einmal zusammenfassen (eventuell auch in einem gemeinsamen Protokoll)! Dies bringt nicht nur die Meinungen auf einen Nenner. Die Delegationsmitglieder erhalten auch Argumente in die Hand, welche zur Vorstellung der Projekte in ihren Unternehmen hilfreich und notwendig sind. Es reicht auch nicht aus, daß die Delegationen einer Meinung sind. Sie müssen vielmehr auch in der Lage sein, in ihren Unternehmen meinungsbildend zu wirken.

Ein kleines Abschiedsgeschenk unterstützt die positive Erinnerung ebenso wie ein Dankschreiben oder -anruf.

Direkt nach dem ersten Gespräch sollten in der eigenen Delegation die Meinungen und Beobachtungen besprochen und abgeglichen werden, um den frischen Gesprächseindruck festzuhalten. Nach ein bis zwei Tagen kann eine ergänzende Bewertung nützlich sein.

Auch für den Fall, daß die Gesprächspartner die Zielvorstellungen eines Projektes nicht erfüllt sehen, sollte der Kontakt gut gepflegt werden. Selbst die Erkenntnis, diesmal nicht den geeigneten Kooperationspartner gefunden zu haben, kann für die Zukunft nützlich sein. Denn man hat etwas über das andere Unternehmen und die Mitarbeiter erfahren – und beim nächsten Mal kann gerade dieser Partner der richtige sein. Deshalb: Keine Enttäuschung zeigen!