Auf dieser Seite werden Hinweise für die Vorbereitung von ersten Gesprächen mit potentiellen Kooperationspartnern gegeben:

Was wollen wir erreichen? Informationsgewinnung Motivation und Interesse des anderen? Potential des Partners kennenlernen Entscheidungswege des anderen verstehen Paßt man zusammen? Kommunikation von Botschaften Interessen erläutern Situationsabhängiger Themenwechsel zwischen der Besprechung von Projektinhalten und anderen vertrauensrelevanten Themen Kennenlernen / Beziehungsaufbau Begeisterung und Motivation beim Partner erzeugen Konkretes Ergebnis Vereinbarung weiterer Verhandlungen (zumindest 2. Gespräch) Feststellung, daß der Gesprächspartner für das geplante Projekt nicht geeignet oder nicht bereit ist

Aus den Vorstellungen für das Projekt, den gegebenen Rahmenbedingungen und erfolgter Fokussierung auf den potentiellen Kooperationspartner lassen sich die Ziele für das erste Gespräch ableiten.

Bei überschaubaren Kooperationen mit bekannten Partnern können mit diesen Zielvorstellungen bereits Planungen für umfangreiche inhaltliche Absprachen verbunden sein.

Bei Gesprächen mit asiatischen Partnern wird das erste Gespräch oft nicht viel mehr als ein erstes Abtasten umfassen, das aber für den Beziehungsaufbau eine wichtige Rolle spielen kann. Dies sollte vorher realistisch eingeschätzt und die Vorbereitung entsprechend ausgerichtet werden.

Die Gesprächspartner müssen motiviert und unterstützt werden, um die Kooperationsidee in das Partnerunternehmen hineinzutragen und mit Überzeugung zu vermitteln.

Es gibt aber auch Fälle, in denen ein konkretes Kooperationsziel noch nicht festliegt. So begann ein chemisches Unternehmen Kooperationsgespräche mit einem Wettbewerber an, um zu verhindern, daß dieses Unternehmen mit einem anderen Wettbewerber Verhandlungen aufnimmt.

kulturelles, gesellschaftliches, soziales, politisches Umfeld beachten! Gebote/Verbote im Umgang berücksichtigen! Kommunikationsprobleme? Dolmetscher Kultur-Kenner auswählen Besondere Situation bei verschiedenen Kulturkreisen beachten! Europa / Asien große Firma / kleine Firma innovativ / konservativ

Der Gesprächsrahmen sollte so gewählt werden, daß die vermuteten Positionen des Partners berücksichtigt werden. Existiert eine Atmosphäre, in der sich der Gesprächspartner wohl fühlt, ist er viel offener für eine Zusammenarbeit – zumal der erste Eindruck gedanklich auf die zukünftige Atmosphäre der Kooperation übertragen wird.

Aufgrund der Verschiedenartigkeit der Situationen können hierzu nur generelle Empfehlungen ausgesprochen werden.

Grundsätzlich gilt es, sich bewußt zu machen: Bestimmte Aspekte des Marktes sind nur dem einen Unternehmen vertraut, andere Aspekte sind nur für das andere Unternehmen relevant. Gemeinsame Aspekte (etwa beiderseits bekannte Personen oder vertraute Techniken) erleichtern jedoch das gegenseitige Kennenlernen.

Ort des Gesprächs? I.d.R. besucht der Initiator den potentiellen Partner. Sollte man u.U. den Heimvorteil ausnutzen? Oder besser einen neutralen Ort wählen? Teilnehmerzahl? Wie formal? Sitzordnung? Zeitmanagement und Logistik? Planung eines Rahmenprogramms? kulturelles, kulinarisches oder sportives Rahmenprogramm z.B. Organisation von "gesellschaftlichen Vorabendveranstaltungen" VIP-Service z.B. Abholung durch "Staatskarosse" Einladung eines attraktiven "Dritten", z.B. eines Regierungsvertreters Austausch von Geschenken

Beim Betrachten des Umfeldes eines Gesprächspartners sollte man sich allerdings nicht nur auf Gemeinsamkeiten beschränken. Auch entfernt liegende Aspekte können eine große (negative) Bedeutung für die Kooperation haben.

Ziel des ersten Gesprächs muß es sein, Disharmonien zu vermeiden und Sympathien aufzubauen. Alle Maßnahmen sollten darauf zielen, ein gemeinsames Umfeld zu schaffen, in dem sich beide wohl fühlen.

Ein amerikanisches und ein asiatisches Unternehmen beabsichtigen eine F&E-Kooperation einzugehen. Als Treffpunkt für die ersten Gespräche wird ein Hotel auf den günstig gelegenen Hawaii-Inseln ausgewählt. Am ersten Tag erscheinen die Asiaten im dunklen Anzug, während die Amerikaner mit Bermuda-Shorts und Hawaii-Hemden ein lockere Atmosphäre erzeugen wollten. Am zweiten Tag lernen beide Seiten, daß Anpassung nicht immer der richtige Weg ist: Diesmal erscheinen die Amerikaner im dunklen Anzug und die Asiaten mit Bermuda-Shorts und Hawaii-Hemden. Schmunzelnd einigen sich beide Seiten, daß sie den dritten Tag gemeinsam im legeren Outfit verbringen.

Wer soll dabei sein? Geschäftsleitung? Kulturkenner? Fachmann? F&E-Leiter? Diejenigen Manager, die später konkret betroffen sind? Moderator? Alle eigenen Delegationsmitglieder sollten einen entsprechenden Gesprächspartner beim anderen Unternehmen haben. (Dies sollte bei der Kontaktaufnahme berücksichtigt werden!) Welche Aspekte sollten das erste Gespräch nicht dominieren? Rechtliche Aspekte? Controlling-Aspekte? Festlegung der Delegationsleitung Zur Orientierung der Gesprächspartner und für das eigene Rollenspiel. Es sollte einen Verantwortlichen für die Kooperation geben.

Ein weiterer Erfolgsfaktor für das erste Gespräch ist die Auswahl der eigenen Delegation.

Genauso wichtig ist der Versuch, auf die Zusammensetzung der Delegation des Partners Einfluß zu nehmen. Der berufliche Werdegang der wichtigen Verhandlungspartner sollte bekannt sein.

Zwei japan-unerfahrene Manager haben ihr Verhandlungsteam durch einen Kulturkenner verstärkt. Dies hilft ein grundsätzliches Mißverständnis zu vermeiden. Das mit ständigem Nicken vorgetragene „Hai, hai.“ der japanischen Delegation bedeutet keine Zustimmung, sondern nur, daß sie das Anliegen der Gäste verstehen.

Detailplanung: "Drehbuch für das erste Gespräch" Das Treffen soll ein in Szene gesetztes "Ereignis" sein. Kommunikationsziele setzen, Interaktionen bewußt planen und steuern! Wieviel soll gesagt/verraten werden? Informationsweitergabe "Zug um Zug"! Botschaften sind sowohl kognitiv als auch emotional zu definieren. Festlegung der Spielregeln in unserem Team gegenüber dem Gesprächspartner

Ein professionell vorbereitetes und durchgeführtes Verhandlungsgespräch gleicht einem Theaterstück. Es werden Rollen verteilt ("der Aggressive", "der Ausgleichende" etc.). Inhalte, Spielregeln und bestimmte Situationen müssen im voraus geplant sein. Es liegt daher nahe, eine Art "Drehbuch" zu schreiben. Es stellt das einheitliche Verständnis innerhalb der eigenen Delegation sicher und schwört diese entsprechend ein. Ein Drehbuch optimiert die Gesprächsstrategie und hilft, auf schwierige Situationen vorbereitet zu sein (antizipierende Konfliktbewältigung).

Ein wesentlicher Punkt im Drehbuch sind die "Interaktionsziele". Das heißt: Vor dem ersten Treffen sollte in der eigenen Delegation Klarheit über den Umgang mit Projekt- und Unternehmensinformationen bestehen. Deshalb gilt:

• Die Informationslücken bezüglich des Partners sollten soweit wie möglich geschlossen sein. Empfehlung: Fehlende Informationen bereits in die Zielvorstellungen für das erste Gespräch aufnehmen.
• Offene Projektziele sollte man so präsentieren, daß sie vom Gesprächspartner als Botschaften erkannt und verstanden werden.
• Es muß in der eigenen Delegation Konsens darüber bestehen, daß bestimmte Informationen über das Projekt und das (eigene) Unternehmen dem Gesprächspartner nicht gleich im ersten Gespräch mitgeteilt werden. Empfehlung: Am Anfang der Gespräche gemeinsam das Ausklammern bestimmter Themen vereinbaren.

Ein Grundsatz zur Kommunikation: Vorher den Kommunikator, die Botschaft und die Zuhörer abstimmen. Nur so läßt sich sicherstellen, daß die Botschaft in der gewünschten Weise ankommt.

Hilfreich bei der Planung ist es, die reziproke Erwartungshaltung des anderen zu beachten. Denn der Gesprächspartner hat sicher auch die Erwartung, daß er interessante Informationen im Gesprächsverlauf erfährt. Um im ersten Treffen eine partnerschaftliche Atmosphäre zu schaffen, ist Kommunikationsbereitschaft zu signalisieren, aktiv zu informieren und entsprechend geeignete Fakten und/oder Daten bereitzuhalten. Dazu sind Informationen vorzubereiten, die für den Gesprächspartner sehr interessant sind, aber nicht schädlich für das eigene Unternehmen.

Ferner ist vorher zu klären und in der eigenen Delegation abzustimmen, welche Informationen von wem lediglich mündlich mitgeteilt und welche Informationen schriftlich an den Gesprächspartner weitergereicht werden.

Der Empfang einer wichtigen ausländischen Delegation wird bei einem chemischen Unternehmen regelrecht inszeniert. Die Begrüßung am Flughafen ist herzlich. Bevor sich die beiden Delegationen in ein ruhiges Landhotel zurückziehen, fahren sie in einer Staatskarosse mit Chauffeur gemeinsam durch die Stadt und machen ein paar Sightseeing-Stops ...

Wer spricht wen an? Vorstand - Vorstand ? Wie spricht man an? Anruf? schriftliche Einladung? Messekontakt? Was ist die Botschaft / das Angebot? Wird Angebot akzeptiert? Hat sich die eigene Vorstellung relativiert? Wurde die eigene Botschaft verstanden? Hat man die Botschaft des Partners verstanden? Wurde ein erstes Gespräch vereinbart? Zeitpunkt? Ort? Wer? Welches konkrete Thema? Vorbereitung ermöglichen Vorabinformationen zusenden Erwartungshaltung klären

Diese Frage ist ohne Zweifel erfolgskritisch: Wie soll der Kontakt mit einem potentiellen Partner hergestellt werden? Denn bereits bei der ersten Kontaktaufnahme besteht die Gefahr, durch eigenes Fehlverhalten die Gesprächspartner des anderen Unternehmens abzuschrecken.

Bitte beachten: Nach der ersten Kontaktaufnahme müssen die in der Vorausplanung entwickelten Vorstellungen unter Umständen modifiziert werden!

„Flexibilität ist Trumpf!“ sagt ein mittelständischer Unternehmer. Nach einer telefonischen Anfrage von zwei Mitarbeitern eines Großkonzerns, trifft er sich gleich zwei Tage später an einem deutschen Flughafen zu einem ersten Gespräch. Beide Seiten sind begeistert. Die Startphase der Kooperation läuft sehr erfolgsversprechend. Später zeigt sich jedoch leider, daß die beiden Mitarbeiter nicht die nötigen Kompetenzen im Machtgefüge des Konzerns haben. Zu viele der bei dem ersten Treffen hoch gesteckten Ziele und Visionen wurden nicht erreicht...

Hinweise für die Durchführung der ersten Gespräche finden Sie hier.